After Christmas I tried to reduce my digital pile of recent articles, conference papers, presentations etc. on digital preservation. Interesting initiatives (“a pan European AIP” in the e-Ark project:  wow!) could not prevent that after a few days of reading I ended up slightly in despair: so many small initiatives but should not we march together in a shared direction to get the most out of these initiatives? Where is our vision about this road? David Rosenthals blog post offered a potential medicine for my mood.

He referred to the article of Richard Whitt “Through A Glass, Darkly” Technical, Policy, and Financial Actions to Avert the Coming Digital Dark Ages.” 33 Santa Clara High Tech. L.J. 117 (2017).  http://digitalcommons.law.scu.edu/chtlj/vol33/iss2/1

Mr Whitt works for Google and we have seen on several occasions in the last years that Google finally is interested in digital preservation. Why should Google be interested in digital preservation? Well: if the results of the searches in Google are no longer there – the digital objects -, the fundament of their activity is gone. As Richard Whitt puts it “there is a viable argument that the total value of  the Internet and the World Wide Web in particular, declines significantly in a world without digital preservation”(p. 225).

The challenges

Whitss article is more a booklet about digital preservation than an article  (144 pages!) and gives an up to date overview of the broad range of topics and challenges related to our profession. And he did a good job there!

Read Davids blogpost for some additions and corrections and further thoughts. I would like to add to this that Whitts view is often an American one,  as are many of his sources.  For example the certification tool TRAC (p. 164) is succeeded by the ISO standard 16363 and in Europe this is part of a pyramid  (the European framework) of auditing instruments (DSA, DIN/nestor, ISO), which does not seem to  work in the same manner in the US.  The chapter on copyright describes the US situation and is of less use for Europeans and other parts of the world.

Apart from that he gives a thorough overview of the current state of affairs: an overwhelming and complex set of challenges.

The cure

But the main part of the article is a description of a possible cure to decrease the amount of despair and to help bringing digital preservation forward.  A plea for an organized approach, to create what is called “a deep infrastructure”. To avoid what is often described as the digital dark age.

Whitts ideas are inspired by how the Internet works. He combines the elements in the digital life cycle with an extended OSI model (version Nemeth) in which not only software and hardware layers are present but a Political and Financial Layer were added to it. This results in a model “that helps us uncover the full complexity, so as to better understand and work effectively with it.”

Richard Whitts model describing where preservation challenges need to be solved

In order to build this “deep infrastructure” we need to collaborate and to get organized. The last chapter describes potential areas of collaboration and partners, without summing up concrete organisations.

But could not the existing preservation organisations initiate some activity? Like the Open Preservation Foundation, the Digital Preservation Coalition, nestor, the NCDD,  the IIPC, the NDSA just to name a few (apologies for the European flavour in it). Is not there a challenge for these groups to discuss this framework and start collaborating on different areas to bring digital preservation forward?  A suggestion for iPRES 2017 perhaps?

One of the reasons is the following. As reported earlier on iPRES and in several other places, the Ministry of Education, Culture and Science started in 2015  (and financed) a program called Network Cultural Heritage, with a focus on exploring more the Dutch digital cultural heritage, by making our digital collections more visible, more connected with each other and more sustainable. While the NCDD had already started some projects in 2014, this initiative gave a boost to these projects and two of the nominees can be related directly to this Network Cultural Heritage.

A nationwide network

The Award for Research and Innovation went to the project Constructing a network of nationwide facilities together, project-lead Joost van der Nat. Although the Netherlands is a small country, we have a large amount of organisations with a mandate to preserve digital heritage. Not everyone is aware of what others are doing, nor are we always aware how we can benefit from each other. More collaboration in all kinds of areas related to digital preservation can improve efficiency, effectiveness and professionalism for both small and large organisations. Based on common sense, desk research, lots of discussions, interviews and an intense feedback meeting  in 2014 – where for the first time over 80 Dutch preservationists were together, the Analytical Framework for the infrastructure was created. This framework combined requirements from OAIS, legal requirements, policies and quality assurance, R&D, Training and ICT, thus giving an overview of the areas that were important for exercising digital preservation and finding partners to collaborate on this task. But we are all different organisations, as is our digital material and our legal mandate. So it was also important to pay attention in the model to the differences between the various domains.

The second part of the project was a reality check: interviews with the stakeholders in different domains helped identifying the current status of collaboration, whether people were willing to collaborate more by using shared services for digital preservation activities and what activities they thought were so organisation or domain specific that they always will do them on their own or with people in their own domain. The resulting diagram is the starting point for developing a real network of collaboration in digital preservation. Currently an inventory is created of existing services, which can be candidates to be incorporated in this model.

Web archaeology The Digital City

Quite a different project in the Network of Cultural Heritage activities is the Digital City revives of which “web archaeologist” Tjarda de Haan is project lead. In 1994  Amsterdam was the first city in the world with a digital counterpart, when The Digital City (De Digitale Stad) was started, offering its citizens free access to the internet, enabling them to have an email address and to build their own virtual environment. This web presence lasted until 2001 when the website was taken down. Initiated by the Amsterdam Museum, numerous paths have been explored since 2011 to find traces of this Digital City and to make a reconstruction. This project offers an interesting case to raise awareness for digital preservation. It not only shows how “digital archaeology” is able to retrieve a digital environment from the past and what can be learnt of the efforts, tools and technical skills  that need to be in place to enable this, but the results of this archaeology activity also need to be safely preserved for the future. This is a good example of a local initiative that had a need to be served by a “network of nationwide facilities”.  As we want to keep the result accessible too, there will be a close connection with the visibility and usability parts of the Network Cultural Heritage.

The 3^rd Dutch nominee was the submission of Research Data Netherlands (a collaboration of DANS and 4TU). They developed a training course for those responsible for preserving research data: Essentials 4 Data Support.

These initiatives by the partners in the Network Cultural Heritage under project management of the NCDD and by Research Data Netherlands all contributed to more preservation awareness in the Netherlands. Winning the awards are the cherries on the cake!

Uitsnede van: http://nominet-prod.s3.amazonaws.com/wp-content/uploads/2016/03/Map-Of-The-Online-World.jpg

Dat web archivering nuttig is bleek meteen al uit de door Peter de Bode (KB) samengestelde presentatie van web sites die niet meer online te zien zijn maar wel in ons KB web archief aanwezig zijn. Ook de gastheer Tom de Smet van Beeld en Geluid zei dat hun audiovisuele collectie niet meer los te koppelen is van wat er op het web gebeurt. En dat geldt voor veel organisaties in Nederland. Niet alleen worden web collecties aangelegd omdat het gezien wordt als cultureel erfgoed (zoals door de KB) maar er zijn ook veel organisaties die aan web archivering doen om te voldoen aan de Archiefwet. De NDE werkgroep Web Archivering heeft een onderzoek onder 22 Nederlandse instellingen gedaan om te kijken of er al onderling samengewerkt wordt (de N van NDE is immers “netwerk”). Conclusie is dat dit nog aanzienlijk verbeterd kan worden. De overgrote meerderheid doet pas sinds de laatste 3 jaar iets aan web archivering (de KB sinds 2007), waarbij dan een groot gedeelte dit heeft uitbesteed aan commerciële bedrijven (waardoor ze bijvoorbeeld “geen idee” hadden van de tools die gebruikt werden om de websites binnen te halen: een cruciaal en zeer kwetsbaar onderdeel). Naast het verzamelen van web sites, komt ook de (technisch moeilijke) wens om sociale media te gaan bewaren – waar overigens weer allerlei privacy aspecten aan zitten.

Keynote spreker Herbert van de Sompel (onderzoeker bij Los Alamos National Laboratory, tijdelijk werkzaam bij DANS) demonstreerde een aantal technische oplossingen om ook web archieven die alleen ter plekke en dus niet online raadpleegbaar zijn, toch met elkaar te verbinden, zodat gebruikers weten wie wat bewaart en zelfs een overzicht in de tijd kunnen krijgen op basis van verschillende data waarop een snapshot van de website is gemaakt (memento, memgator ). Ook incomplete pagina’s (het is niet altijd mogelijk alles van een website binnen te halen) zou je op deze wijze kunnen “reconstrueren”, waarbij je je natuurlijk wel moet realiseren in hoeverre dit “authentiek” is.

Filip Boudrez van het Stadsarchief Antwerpen doet al sinds de jaren 90 aan web archivering, waarbij bewijsvorming en verantwoording het uitgangspunt vormen. Hij beschreef de overwegingen bij verschillende stappen en de manieren waarop aan kwaliteitscontrole gedaan wordt, waaronder handmatige controle door vrijwilligers. Documentatie over alle besluitvorming wordt nauwkeurig per web site vastgelegd.

Naast web archivering kennen we tegenwoordig ook web archeologie, dankzij het NDE project van Tjarda de Haan, waarbij De Digitale Stad van Amsterdam gereconstrueerd wordt aan de hand van verzamelde informatie op oude dragers in combinatie met nieuwe technieken.

Rafaël Rozendaal, een web kunstenaar gaf zijn visie op hoe zijn kunst bewaard zou moeten blijven en welke maatregelen hij neemt om zijn kunst zo lang mogelijk werkend te houden, onder het motto “als het niet meer werkt, wordt het archief” (bijvoorbeeld omdat de gebruikte tools niet langer in combinatie werken of het beoogde effect bereiken).

Kees Teszelszky (KB afdeling Onderzoek) toonde de eerste Nederlandse website en vertelde over zijn onderzoek naar de context van de KB Web Collectie in relatie tot wat anderen doen en wat er wellicht meer zou kunnen om het Nederlandse web in web collecties vast te leggen. Samenwerking is ook hier weer het toverwoord.

Dat erfgoed instellingen en overheidsinstellingen elkaar daarbij moeten vinden, vertelde Nick Chapel (Erfgoedinspectie) op basis van het binnenkort te verschijnen rapport: hoewel wettelijk verplicht, schiet de Centrale Overheid nog schromelijk tekort wat betreft het archiveren van hun eigen websites en de bijbehorende sociale media.

In een afsluitend panel werden de NCDD Expert groep Webarchivering gepresenteerd, en werden mogelijke initiatieven met het publiek in de zaal bediscussieerd, onder deskundige leiding van de dagvoorzitter Jantje Steenhuis, stadsarchivaris van Rotterdam.  Aan de slag dus maar, de tijd is er rijp voor!

Barbara Sierman

During the preparations for iPRES 2016 the Programme Committee discussed the fact that exactly 20 years ago Preserving Digital Information. Report of the Task Force on Archiving of Digital Information was published. A landmark report by The Commission on Preservation and Access and The Research Libraries Group, published in May 1996. It describes a broad view on digital preservation and is often looked at as one of the first comprehensive reports on this topic.

It was interesting to read it again and I was wondering what the view on preservation was 20 years ago and how this relates to the topics presented at iPRES 2016?

No doubt in 20 years’ time much has changed. For a start, the  (American) view as reflected in the two main principles (p. 22) of the report have little relation with what the iPRES attendants experience. The first principle being

“Information creators/providers/owners have initial responsibility for archiving their digital information objects and thereby ensuring the longterm preservation of those objects”.

I don’t think we have achieved this.  All iPRES attendants were in Bern because this not reality.

The second principle relates to the first:

“Certified digital archives have the right and duty to exercise an aggressive rescue function as a fail-safe mechanism to preserve information objects that become endangered because the creator/provider/owner does not accept responsibility for the preservation function (…).”

This one is  also more complicated than stated in the document, as it now shows that without legal mandate (and even with that legal mandate) it is hard enough to get the digital information. But the amount of digital material has grown immensely since 1996.

The Preserving Digital Information report shows a “vision” on digital preservation. Some of the ingredients of this vision have changed, for example the emphasis that is laid on migration as a preservation strategy is nowadays accompanied by a similar importance for emulation as a strategy. Their concept of  “intellectual integrity” seems to have been incorporated in the OAIS standard.  The notion of “Certified archives” is within reach with WDS-DSA, nestor and ISO 16363 in place. Managing cost is still an issue (not at all discussed at iPRES this year!) other topics still need to be addressed like migration paths “as an integral part of the process or system that generates digital information”( p. 29).

Although there was no presentation on costs at iPRES  2016, there was a wealth of interesting talks about practical solutions related to different materials (emails, web archiving, publications and related materials, PIDs, geodata) , different organisations (expanding from libraries and archives to research data and organizations collecting digital art) and different steps in the preservation process (emulation, quality assurance, risk assessment).

What striked me is the fact that, compared to the 1996 vision, and looking at the individual and valuable contributions at iPRES 2016, we still talk in practical solutions for detailed problems. I don’t deny that a lot of problems need to be solved and that it is interesting to discuss the approaches with your peers at iPRES. But where is the broader view? Do we,  as a community have an updated vision on Digital Preservation in general?

Might it be that the limited funding of the EU for digital preservation programmes resulted into less research on a conceptual level in digital preservation? I’m convinced that the work that was done on emulation in the KEEP (see Internet Archive) project has led to a better acceptance of emulation in the world of digital preservation. The work done in SCAPE on Preservation Planning has improved our thoughts about this OAIS functional entity as well as to the introduction of the concept of Preservation Watch and the nuanced view on migration (“you lose more than you want to”). Of course I’m biased here because I have participated in these projects but I hope that people of for example the E-Ark project will say the same in a few years’ time.

Perhaps we need more occasions for a deliberate reflection on digital preservation. Where we can derive some patterns from the practical solutions, discuss the deviations that organisations made from existing standards and where we include the risks for collection building and preservation caused by the ongoing changes in digital materials.  Could not we use an iPRES conference where so many people with preservation knowledge are together, so that we can develop a vision for the 3^rd decade of digital preservation?

This post was also published at http://digitalpreservation.nl/seeds/20-years-of-digital-preservation/

Vertaling naar de praktijk

OAIS is al ruim 15 jaar de internationale standaard die we gebruiken als we het hebben over digitale duurzaamheid. De gemeenschappelijke taal helpt ons bij het communiceren over complexe problemen. OAIS is de beschrijving van een conceptueel model voor digitale duurzaamheid, geen reeks van voorschriften. Je moet het model dus naar je eigen omgeving vertalen. Hoe weet je of je de standaard goed interpreteert? Als de groep van experts het ergens over eens was, dan was het wel de behoefte aan praktijkvoorbeelden. In het Engels is daar een begin mee gemaakt via een wiki OAIS community. Deze NCDD-bijeenkomst zou wel eens de opmaat kunnen zijn voor een Nederlandse variant [daar wordt aan gewerkt].

OAIS in aluminiumfolie

De experts hadden vooraf hun visie op OAIS gegeven. Wat betekent OAIS voor hen? Dit werd met behulp van aluminiumfolie door iedereen in 2 minuten in een kunstige sculptuur samengevat. Men was het er vrijwel unaniem over eens dat de standaard een goede richtlijn was, goed in elkaar zit en zeker als leidraad bij de inrichting van zowel je organisatie als je systeem gebruikt kan worden. Kritiek komt vaak voort uit onkunde, omdat men stokt bij de beschrijving van het functionele model, of de teksten te letterlijk wil interpreteren. En niet verder leest in de standaard, terwijl het bijbehorende datamodel ook van belang is voor het begrip van de standaard. Er was een gedeeld pleidooi om meer aandacht te geven aan een klein, maar uitermate belangrijk stukje tekst in OAIS: de verantwoordelijkheden van het digitale archief (paragraaf 3.1. voor de kenners).

Voorbeelden gevraagd

Naast hun visie hadden de expert ook hun dilemma’s opgeschreven. Hier kwam vooral naar voren dat men vaak met de praktische vertaling worstelt. Omdat OAIS niet voorschrijft hoe het moet, kan er verschil van interpretatie zijn. Meer voorbeelden van collega’s hoe ze bepaalde richtlijnen naar de (vaak weerbarstige) praktijk vertalen, zou de digitale duurzaamheidscommunity enorm kunnen helpen.

AIP, Pre-Ingest, Designated Community en Access

Is het bijvoorbeeld zo dat een Archival Information Package dat is opgeslagen altijd ongewijzigd moet blijven, of mag men in de loop van de geschiedenis metadata toevoegen en wijzigen? Zou er niet een Pre-Ingest-functie moeten worden toegevoegd aan het OAIS model, omdat alle organisaties worstelen met het verschil tussen wat ze rechtstreeks aangeleverd krijgen en de tussenstappen die nodig zijn voordat het een Submission Information Package is (en dus weer past in het model)? En kunnen we hier dan een onderscheid maken tussen het moment waarop de organisatie de digitale objecten onder zijn hoede genomen heeft en het moment waarop de keuze nog gemaakt moet worden of het materiaal wel geaccepteerd wordt (met andere woorden zit “appraisal” in de pre-ingest of niet)? Het begrip Designated Community – feitelijk de mensen voor wie je het materiaal toegankelijk houdt – is redelijk vaag en ook de Access-functie kent in de praktijk veel meer haken en ogen dan nu in de OAIS standaard verwoord zijn. Via een buitengewoon democratische procedure (je schreef niet alleen op waar je wél maar ook waarover je persé niet wilde discussiëren) werden groepen samengesteld om een selectie van de stellingen nader uit te diepen en om te zetten in een scherp geformuleerde aanbeveling. Waarom dat dan?

Voorbereiding op de review

Wel, er is op dit moment een review proces gestart voor OAIS en dat is bij uitstek de gelegenheid voor de gebruikers van de OAIS-standaard om verbeteringen en wijzigingen voor te stellen. De standaard is oorspronkelijk in de jaren negentig opgesteld door en voor ruimtevaartdeskundigen. De variatie aan gebruikers is echter sindsdien toegenomen: archieven, bibliotheken, data centers, medici, universitaire repositories en ga zo maar door. Wil de standaard ook voor die gebruikers relevant blijven, dan zal die moeten mee veranderen als de wereld van de gebruikers verandert.

Vandaar dat er in internationaal verband een wiki is ingericht om praktische en theoretische kennis over OAIS te verzamelen. Praktijkvoorbeelden dus. Daarnaast kan deze inbreng, net als de resultaten van de NCDD-workshop, leiden tot aanbevelingen voor de nieuwe versie van de standaard. Iedereen kan deelnemen aan de discussie, zodat het proces transparant en open is. Uiteindelijke verzoeken tot aanpassingen dienen via het officiële kanaal ingediend te worden bij review.oais.info.

Maar voordat het tot een nieuwe versie van de standaard komt, duurt nog even omdat eerst alle officiële processen en inspraakrondes doorlopen moeten zijn, zodat de verwachting voor een nieuwe versie van OAIS nu rond 2020 ligt. Genoeg tijd om te discussiëren en te analyseren waar de knelpunten liggen en samen te werken aan een online kennisbron over OAIS in de praktijk – in het Engels of in het Nederlands (zie de nieuwe informatiepagina over OAIS van de NCDD).

Wordt vervolgd

Meer nieuws volgt binnenkort: de resultaten van deze NCDD-workshop brengen we in bij een OAIS-paneldiscussie op de iPRES Conferentie in Bern op 2 oktober. Wordt vervolgd!

Barbara Sierman

Het wetenschappelijk artikel gaat volgens Mons de huidige centrale plek verliezen ten faveure van de datasets. Niet iedereen was het hiermee eens, maar vanuit een collectieoogpunt zijn deze ontwikkelingen belangrijk. Verzamelen we wel de juiste zaken en sluiten onze activiteiten aan bij wat er in de wereld gebeurt?

Andrew Sallans van het Center for Open Science (COS)  vertelde over de COS   TOP Guidelines om  transparantie en het delen van data te bevorderen. Uitgevers die deze Guidelines volgen, garanderen onder meer dat de datasets van een artikel in een trusted repository worden geplaatst en hergebruikt kunnen worden. Niet zelden hoor je dat er alleen juichverhalen in de wetenschap verteld worden. Om te bevorderen dat ook bijvoorbeeld nul resultaten gepubliceerd kunnen worden, kan een uitgever een “pre-registration” van het onderzoek faciliteren, waarbij het uiteindelijke artikel wordt geplaatst, ongeacht de uitkomst. Door middel van een goed zichtbaar logo in het uiteindelijke artikel is duidelijk dat de uitgever deze open procedure volgde. Inmiddels zijn er 500 journals waarbij de uitgever de TOP Guidelines volgt.

Veel financiers van onderzoek eisen tegenwoordig dat de bijbehorende datasets voor een bepaalde periode, ongeveer 10 jaar, toegankelijk moet blijven voor hergebruik. Het valt in de praktijk nog niet mee om deze datasets binnen universiteiten veilig te stellen in de “Institutional Repositories”. Een paneldiscussie over dit onderwerp maakte duidelijk dat nog veel hobbels genomen moeten worden. Afgezien van een  argument dat “een ander toch niks aan je data heeft”, blijken de meeste onderzoekers niet onwilig datasets te deponeren,  maar weten ze gewoon niet waar te starten. Zij hebben bijvoorbeeld geen verstand van eigendomsrechten rond hun data. Om dit op te lossen zouden ze van begin af aan goed begeleid moeten worden bij het maken van de datasets. Dus ja – door goed opgeleide data stewards. Aanmoedigen van onderzoekers kan ook. Zo standaardiseert 3TU de datasets na ontvangst zodat aanwezige tools gebruikt kunnen worden. Een extra stimulans voor hergebruik van datasets.

Ook Susan Halford (Web Science Institute Southampton) ziet de data als kern van onderzoek, maar voegde daar direct aan toe dat er nogal wat kanttekeningen te plaatsen zijn bij “Big Data”. Zelf een sociologisch onderzoeker, ziet ze met name veranderingen  van uit methodologisch en interdisciplinair oogpunt. Hoe goed zijn de methodieken om Twitter data op waarde te schatten? Deze data is immers door Twitter bewerkt alvorens vrijgegeven. Als onderzoeker heb je geen idee wat je in handen krijgt. Trek het lijntje door en je kunt je als faciliterende instelling afvragen of je wel genoeg informatie geeft aan de onderzoeker als je datasets ter beschikking stelt.

Verschillende lezingen gingen over het juist verwijzen naar datasets om daarmee de “credits” aan de juiste persoon te geven. Nu houden verschillende organisaties als Codata en DataCite zich bezig met het opstellen van regels. Belangrijk zijn ook de onontbeerlijke Persistent Identifiers, zowel voor datasets als voor andere zaken als auteurs (Orcid wordt erg populair) en zelfs voor wetenschappelijke instrumenten.

En uiteindelijk zijn er dan lange termijn archieven die deze zaken bewaren. De datasets die niet alleen meer ter verificatie bewaard worden maar vooral ook voor hergebruik. Soms is voor hergebruik specifieke software voor nodig die de onderzoeker – soms jaren geleden – heeft gemaakt (gekscherend “professorware” genoemd). Niet zelden staat deze informatie nog op verouderde dragers als Cd’s en floppy disks. De British Library initieerde (net als de KB overigens) een project  Flashback, waarbij de inhoud op deze verouderde dragers wordt veilig gesteld en deelde hun ervaringen. Alle lezingen zijn online beschikbaar.

Of onderzoeksdata nu belangrijker wordt dan de publicatie of niet, er zal altijd een relatie blijven met een verhaal over het bijbehorende onderzoek – in boek, in artikel, op een website. Zonder twijfel  verandert de traditionele manier van publiceren over wetenschappelijk onderzoek en dat zal ook voor ons gevolgen hebben.

Barbara Sierman

Audit, CD-ROMS, Emulatie, Ingest, OAIS en Web, dat waren in alfabetische volgorde de meest besproken onderwerpen tijdens de jaarlijkse conferentie iPRES 2016, die vorige week plaatsvond in Chapel Hill, North Carolina. Dit is mijn persoonlijke indruk, want natuurlijk kwamen in de lezingen, posters en workshops nog veel meer onderwerpen aan bod. Het is tenslotte een jaarlijkse reünie waarbij iedereen probeert zijn resultaten en toekomstplannen te presenteren.

Dus ging het ook over tools. De hartekreet van vorig jaar “waarom hebben we geen tools die gewoon werken” kan mogelijk genuanceerd worden door de aanpak van de TU Wien om benchmarkingsystematiek op te zetten voor tools (Duretec, K.). “Research data”, de duurzaamheid en herbruikbaarheid ervan krijgt ook op iPRES nu meer aandacht (bijv. (Yakel, E, Abrams, S, Jones, C) . En Europese projecten natuurlijk, ze zijn er bijna niet meer, maar het e-ARK project is bezig met de ontwikkeling bruikbare workflows voor archieven (Thirifays, A., Delve, J). Opvallend was wel dat veel presentaties heel praktisch waren, niet meer “we zijn dit van plan”, maar “we hebben het zo gedaan en wel hierom” (Caron, B.). Zelf had ik een verhaal dat zich nog moet bewijzen: ik legde de geplande werkzaamheden van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) uit, in de hoop volgend jaar de resultaten te kunnen vertellen. Want er is grote belangstelling voor instellings- en domein overstijgende plannen voor duurzaamheid.

Nu wat de bovengenoemde thema’s betreft. Veel instellingen zijn bezig zich voor te bereiden op een (externe of interne) audit. Dat bleek uit de grote belangstelling bij onze workshop over Audit en Certification, maar het thema kwam ook terug in verschillende lezingen. Men acht duurzaamheid in veel instellingen zo “volwassen” dat men zich wel eens wil meten aan de standaarden en ”maturity models”. Dan is er een groot verschil tussen Europa en de V.S. In Europa hanteren we voor audit een drietrapsraket, van het basisniveau (DSA) via self-assesement tot de top: de externe audit via ISO 16363. In de VS slaat men vaak de eerste twee stappen over en gaat men direct voor ISO 16363 – met het gevolg dat het een zwaar traject wordt en er weer tools worden ontwikkeld om dit eenvoudiger te maken. Ik denk nog steeds dat de Europese aanpak – die we via NDE ook in Nederland hanteren – verstandiger is.

CD-Roms en Emulatie is een combinatie die niet meer weg te denken is sinds Emulation-as-a Service door de Universiteit van Freiburg is gepresenteerd en de Bitcurator tool een status van volwassenheid heeft bereikt. Steeds meer instellingen zijn bezig de informatie van hun kwetsbare CD-ROMS over te zetten naar een meer permanente drager, en de toegankelijkheid van vaak oudere materialen biedt aan onderzoekers weer nieuwe mogelijkheden. Emulatie is daarbij een volledig geaccepteerde strategie, eindelijk… (Rechert, K, Woods, K., Sampson)

Ingest wordt altijd gezien als een kostbaar en moeizaam traject bij duurzaamheid. In dit deel van het proces wordt het digitale object immers klaar gemaakt voor de duurzame toegankelijkheid. Controles op inhoud en volledigheid, omzetten en aanvullen van metadata zijn allemaal stappen die tijd en inspanning kosten. Men zoekt dus naar het efficiënter maken van dit proces. Door workflows aan elkaar te koppelen (Shallcross, M.), door de makers van de digitale objecten eerder te betrekken en soms ook door een (winnende) poster te presenteren met als aantrekkelijke titel “Minimal Effort Ingest” (Jurik, B.) Maar let op managers, het gaat hier over “uitstel van activiteiten” niet over “afstel”, het werk moet toch gedaan worden!

Het Web en web archiving wordt steeds belangrijker en ook daar komen praktische verhalen als het implementeren van deduplication (Eldakar, Y.) het ontwikkelen van een automatische workflow voor Webarchiving bij de National Science Library in China (Wu, Z.) en hoe ontdek je nationale websites met alternatieve extensies, zoals .com en .org (Zierau, E.).

Last but not least de theorie achter dit alles. De California Digital Library (Abrams, S.) presenteerde de huidige stand van het door hen ontwikkelde SEPT model. Met dit model proberen ze beter grip te krijgen op wat we nu eigenlijk verstaan onder de door ons vlotjes gehanteerde terminologie – afkomstig uit verschillende standaarden – en zo het landschap van duurzaamheid beter af te bakenen. Intussen volgen de meeste instellingen de Open Archival Information Standard (OAIS). De onlangs gestarte wiki werd ook hier gepresenteerd. De content van de wiki zal door de community gemaakt moeten worden en dat leidde tot veel enthousiaste reacties onder de conferentiedeelnemers.

De presentaties, posters en workshops tonen aan dat we inderdaad steeds beter weten hoe we duurzame toegankelijkheid praktisch kunnen aanpakken. En dat we bereid zijn hierover op een zelfverzekerde manier met elkaar te discussiëren en van elkaar te leren. Dit is ook te danken aan de opleidingen in digitale duurzaamheid die nu professionele “preservasionists” afleveren.

Kortom: wanneer de proceedings verschijnen, download ze, er zit weer veel interessants bij!
Barbara Sierman

De OAIS standaard  is in de loop der jaren een cruciale leidraad in onze “digital preservation community” geworden.  Het is in ons belang dat deze standaard blijft aansluiten bij onze dagelijkse praktijk. Inmiddels weten we steeds beter hoe we duurzame toegankelijkheid tot onze digitale collecties moeten organiseren. Sluit de OAIS standaard nog wel aan bij deze ontwikkelingen?

Een wiki voor OAIS
Het idee voor deze wiki ontstond vorig jaar op de 4C/DPC Conference en is verder uitgewerkt door William Kilbride (DPC), Hervé L’Hours (UKDA), Paul Wheatley (DPC) en mijzelf (KB). Wat staat ons voor ogen?
Een plek voor discussie over OAIS en voor het delen van ervaringen. Voor iedereen die bezig is met digitale duurzaamheid in onze “community of practice”. De OAIS standaard mag dan algemeen bekend zijn, de toepassing ervan roept nogal eens vragen op en interpretatieverschillen leiden soms tot verwarring. Het delen van visies kan helpen de praktische invulling te realiseren. Voorbeelden en oplossingen van collega’s kunnen inspirerend werken in de eigen omgeving. Deze wiki wil een centrale plek worden waar iedereen terecht kan om OAIS gerelateerde kwesties te bediscussiëren. Op deze manier kunnen we de OAIS standaard levend houden en blijvend laten aansluiten op onze dagelijkse werkzaamheden.

ISO 5-jaar review in 2017
Er is nog een reden om nu over de relevantie van de OAIS standaard te discussiëren. In 2017 start het proces van de reguliere 5-jaarlijkse ISO review van de OAIS standaard. Dit geeft ons de kans wijzigingen op de standaard voor te stellen. Daarom hebben we de volledige OAIS standaard tekst op de wiki gezet, met een mogelijkheid om commentaar te geven en hierover onderling te discussiëren.
Wij willen deze bijdragen gebruiken om goed beslagen ten ijs te komen voor deze review. Op basis van het commentaar op OAIS, zal een commissie voorstellen voor aanpassingen in de ISO standaard doen. Daarnaast zullen we goed uitzoeken welke officiële kanalen bewandeld moeten worden om deze voorstellen bij ISO in te brengen.

Meedoen
Doe mee en help de OAIS standaard blijvend actueel te houden. Wat let je nog? Ga naar de wiki, registreer je en draag je steentje bij!

Om hier greep op te krijgen hanteren we in de wereld van digitale duurzaamheid de termen “authenticiteit” en “integriteit”. Integriteit geeft aan dat de reeks bits waaruit het werk bestaat, niet is gewijzigd. Integriteit controleer je door periodiek in je “digitale magazijn” te checken of de reeks bits nog ongewijzigd is. Authenticiteit betekent dat het digitale werk is, wat het zegt te zijn. Voor authenticiteit zijn een reeks maatregelen nodig, onder meer het verifiëren van de leverancier, de provenance van het object (wie heeft het vóór jou bewaard en wat is er mee gedaan) en het analyseren van meegeleverde (originele) metadata. Kortom, de processen rondom het ontvangen en bewaren van het digitale materiaal.

De KB heeft indertijd besloten bij de migratie van de inhoud van het e-Depot naar het nieuwe Digitaal Magazijn de titels van uitgeverij Elsevier niet te migreren, maar gebruik te maken van het aanbod van Elsevier om de collectie opnieuw aangeleverd te krijgen en die nieuwe set in te lezen.  Hebben wij nu daardoor onze “eerste drukken” van Elsevier verwijderd? In zekere zin wel. Wij konden namelijk van Elsevier geen garantie krijgen dat de nieuwe levering exact gelijk was aan wat we reeds ontvangen hadden. Sterker nog: Elsevier gaf aan dat zij bezig waren met een verbeterslag: betere scans. Dus de nieuwe collectie is anders.

Maar de collectie is ook op een ander punt gewijzigd. Dit wordt duidelijk uit de “Stapel affaire”, waarbij hoogleraar Diederik Stapel fraudeerde met zijn onderzoeksgegevens. Deze hoogleraar publiceerde onder meer in tijdschriften die door Elsevier werden uitgegeven. In 2013 (dus op basis van het oude e-Depot) vond ik 25 titels van Stapel in de KB e-depot collectie. Nu staat Stapel op nummer 4 van de internationale ranglijst van auteurs van wie artikelen “retracted” zijn. De uitgever plaatst dan met grote rode letters de aanduiding “retracted” op alle pagina’s van de betreffende artikelen.

Inmiddels hebben wij de nieuwe levering van Elsevier binnen gekregen en verwerkt. En ja, dus met de aanduiding “retracted” op veel Stapel artikelen. Onze “eerste druk” is er niet meer, we hebben alleen nog de tweede. Je kunt de inhoud nog wel lezen. Tussen de rode letters door.

De Keepers Registry is een database, waarin de instellingen die digitale wetenschappelijke tijdschriften voor de lange termijn toegankelijk houden, hun titelinformatie en bijbehorende holdings aanleveren. Op deze manier weet je van welk tijdschrift de duurzame toegankelijkheid gegarandeerd wordt en door wie. Instellingen als de Library of Congress, Portico, CLOCKSS en de National Science Library in China sturen, net als de KB, hun informatie toe. De dekkingsgraad is volgens Peter Burnhill, oprichter van de Keepers Registry op dit moment zo’n 17%. We zijn er dus nog lang niet en dat is een risico voor de wetenschap, die immers voortbouwt op eerder verschenen werk en afhankelijk is van de toegang daartoe.

De bijeenkomst in Edinburg was bedoeld om samen met “de Keepers” (de instellingen die hun holdings naar de registry sturen)  een actieplan op te stellen. Met name het bereiken van kleine uitgevers is urgent, of zoals we dat noemen “the long tail”. Nationale bibliotheken kunnen daar een rol in spelen omdat zij dit materiaal toch al verzamelen in het kader van hun depotfunctie.

Op de eerste dag vertelde een groot aantal “Keepers” in het kort hoe hun verzameling van e-journals tot stand komt en welke uitdagingen ze daarbij tegenkomen. Ik heb over onze ervaringen en toekomstige plannen met het Internationale e-Depot verteld. Op de tweede dag hebben we met alle “Keepers” en enkele belanghebbenden zoals het Internationaal ISSN Centrum en UNESCO gediscussieerd welke punten urgent zijn. Keepers heeft van JISC subsidie gekregen om het komende jaar de Keepers Registry uit te bouwen en kan dus helpen deze plannen te realiseren. Op de actielijst staat onder meer:

• Het onderling uitwisselen van de licentievoorwaarden, zodat we dit beter kunnen stroomlijnen.
• Het vergroten van de dekking in de Keepers registry, en te zorgen dat ook regio’s buiten Europa en Amerika hun digitale tijdschriften toegankelijk houden en toevoegen aan Keepers.
• Gebruik van standaarden en richtlijnen, bijvoorbeeld de inzet van ISNI (International Standard Name Identifier) voor uitgeversnamen – die er zelf niet altijd even consequent mee omgaan – en het maken van een koppeling met ISNI in Keepers
• Vastleggen van bestaande API’s bij de “Keepers” met functies als meta data verzamelen, compleetheid checken etc. zodat deze hergebruikt kunnen worden
• “Watch activiteit” : het in de gaten houden van nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot e-journals, bijvoorbeeld interactieve tijdschriften, gepersonaliseerde uitgaven van kranten etc.
• Het bijdragen aan de review van de ISO ISSN standaard, met als een van de vragen: welke andere content soorten zouden ook een ISSN moeten krijgen?

Duidelijk was dat de digitale ontwikkelingen vragen om nieuwe oplossingen, omdat de aanpak uit het tijdperk van de gedrukte tijdschriften niet langer werkt. Niemand heeft het antwoord, maar door samenwerking komen we in elk geval verder.